Se entenderá firmado el contrato por el empleador y el trabajador cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015. 

Así lo establece el Gobierno mediante Decreto 526 del 19 de mayo de 2021 firmado por el presidente Iván Duque y el ministro del Trabajo, Ángel Custodio Cabrera, que reglamenta de manera inmediata, la firma electrónica en un contrato individual de trabajo y podrá ser suscrita por cualquiera de las partes o por ambas. 

La norma establece que la firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la manuscrita y destaca que los avances tecnológicos han propiciado la aparición de nuevos escenarios que impulsan el empleo formal, en los cuales se hace necesaria la suscripción de documentos de contratación a través medios electrónicos, con el aseguramiento de su autenticidad y la observancia de los derechos de trabajadores y empleadores. Así mismo, brinda seguridad jurídica, celeridad y economía.  

El ministro Cabrera precisó: “en estos momentos de tantas tensiones, la regulación de la firma electrónica del contrato de trabajo es una buena noticia para que la generación de empleo no se detenga y haya acciones efectivas en favor del empleo y estimular la capacidad empresarial”.

El Decreto 526 de 2021 le adiciona unos artículos al capítulo del Título 1, Parte 2 al Decreto 1072 de 2015, relacionado con el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo y le da legalidad a la firma electrónica del contrato individual de trabajo. 

Uso de la firma electrónica 

Su vigencia corresponde a la misma del contrato, sus adiciones o modificaciones  

No tendrá ningún costo para el trabajador y le corresponde  exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar

Su uso entre trabajador y empleador será solamente para la relación laboral sin que a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria. 

Requisitos  

Los establecidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo:  

Exento de impuestos de papel sellado y de timbre nacional.  

Debe contener fuera de las cláusulas que las partes acuerden libremente: identificación y domicilio del empleador y trabajador, lugar y fecha de celebración, naturaleza del trabajo, cuantía de la remuneración, forma y periodos de pago, suministros de habitación y alimentación, y cuando se requiera (duración y terminación del contrato). 
 
Finalmente, el decreto precisa que se deberá dar pleno cumplimiento en cuanto a la protección y tratamiento de datos personales y el Ministerio del Trabajo a través de los inspectores de trabajo ejecutará las acciones de inspección, vigilancia y control.